遠程工作者的交流和協作最佳實踐

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根據國家統計局的數據,英國有超過150萬人在家工作。隨著COVID-19的出現,這種新的模式將不斷增加,其業務和員工的數量將比六個月前所能想像的更多。但是,我們的新工作方式為公司提供了一個機會,使他們可以研究如何確保遠程工作者體驗與辦公室相同的溝通,協作和效率。

設備功能和互聯網速度提高等技術進步極大地改善了員工之間的溝通和協作。語音,視頻和消息傳遞等技術之間的無縫協作使遠程工作人員更輕鬆地進行通信并快速高效地完成工作。儘管技術為在不同地理位置打開開放的溝通渠道提供了基礎,並且使遠程工作者可以更有效地工作,但這還遠遠不夠。

超越技術

隨著數量的增長 遠程工作者,可以肯定地說,分散的勞動力不是一種趨勢-它會持續存在。無論工作在何處,公司都需要能夠與員工,合作夥伴和客戶建立聯繫。

優化遠程工作人員的績效,保持一致的生產率水平,並給予員工在需要的時間和地點進行工作的靈活性,這是需要認真努力的。為了真正樹立協作文化,公司需要將技術與四個關鍵要素結合起來。

為了有效地完成工作,遠程工作者需要可靠的設備。幸運的是,有許多選項可以確保高質量的電話會議和會議。首先,所有遠程工作人員都應擁有可靠且安全的筆記本電腦和移動設備。此外,您需要牢固的網絡連接,以確保遠程工作者能夠在不中斷網絡的情況下執行其工作職能。從安全性角度並確保強大的網絡連接性,強烈建議使用多因素身份驗證並支持虛擬專用網絡(VPN)資源。這使遠程用戶可以訪問公司的網絡和其他資源,同時降低信息洩漏的風險。

分佈式勞動力的最佳實踐

在製定遠程工作策略時,組織以及遠程工作者都需要考慮最佳實踐,以確保生產力和協作。

溝通是關鍵,以及建立時間表,遠程工作人員資格以及補償和津貼。

通訊:
需要將具體的溝通準則明確傳達給遠程工作者,以確保理解和滿足期望。例如,雇主可以製定一項政策,規定需要在工作時間內通過電話,電子郵件或消息提供遠程工作者的服務。

創建時間表:
遠程工作人員的時間表應在經理和員工之間達成一致。儘管某些角色要求員工有特定的時間上班,但這些時間應限於核心時間。話雖如此,管理人員應該盡可能地允許日程安排的靈活性,這要求管理人員將更多的精力放在員工的工作成果上。

確定資格:
根據行業的不同,向遠程工作的過渡可能是無縫的。但是,某些公司可能需要根據工作角色和職責來考慮員工的遠程工作資格。

津貼:
根據州或國家/地區,遠程工作可能會有不同的法律法規。收集信息以做出明智的遠程工作決策所需的最佳方法是與法律和人力資源人員交談。

從遠程工作者的角度來看,有四種最佳實踐可實現最佳效果:

建立工作區
擁有必要的設備後,請找到一個提供舒適工作環境的地方。確保通過散步,吃午餐或只是離開辦公桌短暫休息來延長工作時間。

為所有虛擬會議設定清晰的議程,以提高工作效率
當您成為會議主持人時,您需要確保會議順利進行。為此,請在會議之前設置一個可以與其他參與者共享的議程。通話開始時,自我介紹,確定通話參與者和他們的角色,並查看會議目標。這些簡單的步驟可幫助參與者直觀了解參與人員,將要討論的內容並準備他們的談話要點或問題。通話結束時,請務必共享所討論內容的摘要以及分配給團隊成員的行動項目。

視訊會議
在視頻會議中,通常是看屏幕而不是看攝像機。如果您想採取更個性化的方法,請直接對著攝像機講話,以使您看起來與會議中的對象進行了眼神交流。這將有助於表明您完全專注於該主題。

何時靜音
在不說話的情況下,在視頻和電話會議期間保持沉默,尤其是在可能產生背景噪音(例如兒童或寵物)的情況下。您應該盡力將中斷降到最低。

隨著企業繼續感受到COVID-19的影響,我們將繼續看到越來越多的辦公室工作人員在遠程工作。為了避免在從辦公室到遠程的過渡過程中業務中斷,最好的方法是製定準則和最佳實踐。這最終將有助於確保您的組織照常營業。

克里斯·康瑞 是Fuze的CIO



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